Beschreibung
Mit dem Playbook-Vorlageneditor steht Ihnen ein leistungsstarkes Tool zur Verfügung, mit dem Sie Vertragsvorlagen für jeden Anwendungsfall erstellen und anpassen können. Sie können Vertragsszenarien so effektiv konfigurieren, dass selbst unerfahrene Mitarbeiter Verträge für verschiedene Zwecke erstellen können, ohne umfangreiche Schulungen zu benötigen. So können Verträge schnell und konsistent in der gesamten Organisation erstellt werden.
Wo finde ich den Vorlageneditor?
Sie können auf den Vorlageneditor zugreifen, indem Sie im Bereich „Arbeitsplatz“ auf „Vorlagen“ klicken. Dort erhalten Sie eine Übersicht der bereits erstellten Vorlagen.
Wenn keine Vorlagen verfügbar sind, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Neue Vorlage erstellen: Klicken Sie auf „Neu erstellen“ und geben Sie die erforderlichen Details ein, um Ihre Vorlage von Grund auf zu erstellen.
Vorhandene Vorlage hochladen: Wenn Sie eine Microsoft Word-Datei (.docx) haben, können Sie diese einfach hochladen und die erforderlichen Details eingeben, um sie als Vorlage zu verwenden.
Funktionsweise des Vorlageneditors
Der Vorlageneditor ist ein klauselbasiertes Tool zur Erstellung von Vertragsvorlagen. Sie können jede Klausel einzeln erstellen und nahtlos in Ihre Vorlage einfügen. Auch können Sie Klauseln aus der Klauselbibliothek verwenden.
Wenn Sie das Playbook aufrufen, sehen Sie das Haupt-Dashboard für die Erstellung Ihrer Vorlage.
Linke Seite – Playbook-Setup-Optionen:
Setup: Bearbeiten Sie hier die Details Ihres Playbooks.
Szenario hinzufügen: Beschreiben Sie verschiedene Szenarien.
Berechtigungen festlegen: Weisen Sie Teammitgliedern Bearbeitungsrechte für das Playbook zu.
Signaturstandard hinzufügen: Legen Sie einen Signaturstandard fest, der für alle mit diesem Playbook erstellten Verträge gilt.
Übersicht: Zeigt die vollständige Übersicht Ihrer Vorlage an.
Rechte Seite – Playbook-Logik: Verwenden Sie logische Felder als Platzhalter für variable Informationen. Geben Sie Daten einmal ein, und sie werden in allen relevanten Abschnitten des Vertrags übernommen, um Genauigkeit zu gewährleisten und Zeit zu sparen.
So richten Sie eine Playbook-Vorlage ein
Um mit der Einrichtung Ihrer Playbook-Vorlage zu beginnen:
Im oberen Bereich sehen Sie den Titel Ihrer Playbook-Vorlage.
Im ersten Feld werden die beteiligten Parteien der Vorlage beschrieben, sodass Sie die Angaben Ihres Unternehmens und die Platzhalterinformationen für die Gegenpartei mithilfe von Logikfeldern einfügen können.
Diese Felder werden später mithilfe des Vertragsassistenten befüllt, sobald die Vorlage zur Verhandlung im Dealroom bereit ist.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Unternehmens- und Gegenpartei-Details mithilfe von Logikfeldern hinzuzufügen:
Option 1: Wählen Sie das Feld „Vertragspartner“ und klicken Sie, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.
Wenn bereits ein Feld für die Vertragspartei vorhanden ist, können Sie die Suchleiste verwenden, um es zu finden.
Sobald Sie das Feld gefunden haben, wählen Sie es aus, indem Sie es gedrückt halten und in den gewünschten Bereich ziehen. Während des Ziehens erscheint ein „+“-Symbol. Lassen Sie das Feld los, um es hinzuzufügen.
Option 2: Erstellen Sie ein Gegenparteien-Feld, falls es noch nicht existiert. Geben Sie dazu „@@“ ein, wählen Sie „Neues Feld“ und dann „Vertragspartner“ aus.
Sie können das Feld durch Doppelklicken umbenennen, um es leichter auffindbar zu machen. Zum Beispiel können Sie das Feld in „Gegenpartei für Partner-NDA“ umbenennen.
Nachdem Sie es benannt haben, gehen Sie zurück zur Logikfeld-Registerkarte, wählen „Vertragspartner“ und geben den Namen des Feldes in die Suchleiste ein.
Wenn das Feld erscheint, ziehen Sie es in den gewünschten Abschnitt, um die Details zur Vertragspartei hinzuzufügen, z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Unternehmen usw.
Hinweis: Diese Felder sind Platzhalter; die tatsächlichen Informationen werden später beim Erstellen im Dealroom mit unserer Vertragsassistenten-Funktion hinzugefügt. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie den Vertragsassistenten im Dealroom nutzen können.
Abschnitte in der Vorlage hinzufügen
Um weitere Abschnitte hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger unter den ersten Abschnitt, und ein Symbol erscheint. Klicken Sie auf das „+“, um neue Abschnitte hinzuzufügen.
Nachdem Sie die gewünschten Abschnitte hinzugefügt haben, können Sie mit dem Einfügen der Klauselüberschriften und -beschreibungen beginnen.
Unterabschnitte in der Vorlage erstellen
Erstellen Sie einen neuen Abschnitt, indem Sie auf das „+“-Symbol klicken. Sobald der neue Abschnitt erstellt ist, klicken Sie auf den rechtsweisenden Pfeil, um einen Unterabschnitt hinzuzufügen.
Sobald die Unterabschnitte erstellt sind, können Sie die notwendigen Unterklauseln in Ihre Vorlage einfügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Abschnitte, die Unterabschnitte benötigen.
Um eine zusätzliche Bestimmung innerhalb des Unterabschnitts zu erstellen, klicken Sie auf den nächsten Unterabschnitt und wählen erneut das Symbol mit dem nach rechts zeigenden Pfeil. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die neue Bestimmung hinzuzufügen.
Jetzt ist eine zusätzliche Bestimmung hinzugefügt worden. Wiederholen Sie den Vorgang für jeden Abschnitt, der Unterabschnitte und zusätzliche Bestimmungen erfordert.
Logikfelder erstellen
Logikfelder sind im Vorlageneditor als grüne oder blaue Felder markiert.
Grüne Felder sind einfache Platzhalter, die den vom Benutzer eingegebenen Text oder die Zahl im Vertragstext direkt anzeigen.
Blaue Felder sind dynamische Textabschnitte, die je nach Benutzereingabe angezeigt werden. Diese können ebenfalls im Vorlageneditor erstellt und bearbeitet werden.
Verfügbare Optionen für Logikfelder:
Betrag: Numerische Werte, die die Vertragsbedingungen beeinflussen.
Datum: Angabe von relevanten Vertragsdaten.
Auswahlliste: Auswahl mehrerer Optionen zur Aufnahme in die Klausel.
Einfachauswahl: Nur eine Option zur Aufnahme in die Klausel auswählen.
Ja/Nein (Logik): Unterschiedlicher Text je nach Antwort.
Einzeiliger Text: Ein kurzer Satz für die Klausel.
Mehrzeiliger Text: Längerer Text für zusätzliche Informationen.
Uhrzeit: Angabe von Zeitdauern für Klauseln oder Fristen.
Zahl: Eingabe numerischer Daten zu Vertragsbedingungen.
Telefon: Platz für die Eingabe und Anzeige von Kontaktnummern.
Vertragspartner (Adresse und persönliche Daten): Eingabe von Details für den Vertragspartner.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Logikfelder in eine Playbook-Vorlage einzufügen:
Über die Schaltfläche „Logik hinzufügen“: Diese befindet sich unten rechts. Ein Klick öffnet die Logikfeld-Registerkarte, wo Sie die benötigten Logikfelder auswählen können, die Sie in die Abschnitte einfügen möchten.
Sie können aus den Logikfeldern wählen, die Sie zuvor erstellt haben. Dadurch werden unnötige Wiederholungen vermieden, da Sie nicht für jede einzelne Vorlage die gleiche Logik neu erstellen müssen. Alle Logiken und Platzhalter können in jeder Vorlage verwendet werden.
Um vorhandene Logikfelder zu verwenden, wählen Sie die erforderliche Logik aus, die Sie zu einem Abschnitt oder einer Klausel hinzufügen möchten.
Wenn Sie zum Beispiel mit den Logikfeldern für den Betrag arbeiten, wählen Sie einfach das gewünschte Betragsfeld aus und ziehen das entsprechende Feld, das Sie einfügen möchten, per Drag & Drop.
Halten Sie das Feld gedrückt und ziehen Sie es dann in den gewünschten Bereich. Während des Ziehens wird ein +-Symbol angezeigt. Sobald Sie sich über dem Abschnitt befinden, lassen Sie das Feld los, um es hinzuzufügen.
Durch Erstellen eines neuen Logikfelds: Wenn das Logikfeld noch nicht existiert, können Sie es durch Eingabe von „@@“ in dem gewünschten Abschnitt hinzufügen und den gewünschten Logikfeldtyp auswählen.
Klicken Sie auf das gewünschte Logikfeld, das Sie hinzufügen möchten. Für dieses Beispiel wählen wir die Option „Einzeiliger Text“.
Um das Logikfeld umzubenennen, doppelklicken Sie auf den Titel und geben Sie den neuen Namen ein.Sie können jedem Logikfeld eine Frage und eine Erläuterung hinzufügen, um den Nutzern einen zusätzlichen Kontext zu geben und ihnen bei der Klärung von Fragen zu helfen.
Dynamische Felder erstellen
Dynamische Textfelder personalisieren Nachrichten, indem sie spezifischen Text anzeigen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. wenn ein Wert einen Grenzwert überschreitet.
Zum Erstellen dynamischer Felder:
Geben Sie „@@“ in eine Klausel ein und fügen Sie den Namen Ihrer Logik hinzu.
Klicken Sie auf die Logik, um ein blaues Feld anzuzeigen.
Bearbeiten Sie die Frage und fügen Sie Erklärungstext hinzu, um zusätzliche Klarheit für die Nutzer zu schaffen.
Dynamischen Abschnitt einfügen
Dynamische Klauseln sind eine erweiterte Funktion in top.legal, mit der Klauseln in Vorlagen auf der Grundlage von Benutzereingaben ein- oder ausgeblendet werden können. Dazu wird die vorhandene Vorlagenlogik verwendet. Es ist wichtig, dass die zugrunde liegende Logik bereits vorhanden ist, bevor sie in eine Klausel integriert werden kann.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Klausel, die Sie dynamisch machen möchten.
In der oberen rechten Ecke der Klausel wird eine Schaltfläche mit verschiedenen Symbolen angezeigt.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie das zu konfigurierende Bedingungsfeld auswählen können.
Nachdem Sie den dynamischen Bereich ausgewählt haben, finden Sie ein Dropdown-Menü zur Auswahl der vorhandenen Logik. Wählen Sie die gewünschte Logik aus und geben Sie die Bedingungen oder Werte für die Anzeige der Klausel an.
Sobald Sie die Bedingungen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Eingaben zu übernehmen.
Die dynamische Klausel wird nun mit einem Erklärungstext und einem grünen Rahmen gekennzeichnet. Mit dynamischen Klauseln in top.legal können Sie flexible und individuelle Verträge erstellen, die sich an bestimmte Bedürfnisse und Bedingungen anpassen.
Klauseln aus der Klauselbibliothek hinzufügen
Die Vertragsklauselbibliothek ist eine zentrale Datenbank, in der vorab genehmigte Standardklauseln gespeichert werden, so dass Sie bei der Erstellung von Verträgen leicht darauf zugreifen und sie in diese einfügen können. Diese Funktion hilft Ihnen, konsistente Verträge zu erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.
Bewegen Sie die Maus über die obere rechte Ecke eines Abschnitts/Klausel, wo Sie die Klausel hinzufügen möchten. Es erscheinen einige Symbole: Wählen Sie die Option „Klauseln aus der Bibliothek hinzufügen“.
Es werden alle für die Vorlage verfügbaren Klauseln angezeigt. Wenn die von Ihnen benötigte Klausel nicht aufgeführt ist, können Sie sie in der Klauselbibliothek erstellen. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine Klausel in der Klauselbibliothek erstellen können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um die Klausel hinzuzufügen. Die Klausel wird dann der Vorlage hinzugefügt.
Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, beachten Sie bitte, dass diese nur in der Klauselbibliothek vorgenommen werden können.
Szenario hinzufügen
Sie oder ein Mitglied Ihres Teams können den Entwurf anhand einer vorausgefüllten Vorlage erstellen. Diese vorgefertigte Struktur bedeutet, dass der Entwurf nur noch im Geschäftsraum fertiggestellt werden muss, was den gesamten Prozess schnell und einfach macht.
Um ein Szenario im Playbook-Editor einzurichten, vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Logikfelder in Ihrer Vorlage enthalten sind. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Szenario hinzufügen“ oben rechts auf der Seite.
Wenn Sie auf ein Szenario klicken, öffnet sich die Funktion Vertragsassistent, mit der Sie Ihre Vorlage ausfüllen können. Sobald Sie fertig sind, können Sie das Szenario speichern. Sie können mehrere Szenarien erstellen und speichern und dann die beste Option auswählen, wenn Sie den Entwurf im Verhandlungsraum fertigstellen.
Sobald Sie die Fragen ausgefüllt haben, erscheint ein Häkchen, das anzeigt, dass jedes Datenfeld vollständig ist. Sie können dann auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken, um das von Ihnen erstellte Szenario zu speichern.
Um Ihre gespeicherten Szenarien zu finden, klicken Sie im linken Bereich auf „Szenario“. Dort sehen Sie alle Szenarien, die Sie erstellt haben.
Hinweis: Das von Ihnen erstellte Szenario wird beim Entwurf Ihrer Vorlage im Dealroom verwendet. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Szenarien im Dealroom entwerfen und verwenden können.
Anhänge hinzufügen
Anhänge sind zusätzliche oder unterstützende Dokumente, die einem Vertrag beigefügt werden, um weitere Einzelheiten oder Klarstellungen zu liefern. Sie können Diagramme, Schaubilder, Zeitpläne oder andere relevante Informationen enthalten, die den Hauptvertrag unterstützen.
Nachdem Sie alle Abschnitte Ihrer Vorlage erstellt haben, scrollen Sie nach unten und bewegen Sie den Mauszeiger über den letzten Abschnitt, um ein „+“-Zeichen zu finden. Klicken Sie darauf, um den Abschnitt „Anhänge“ hinzuzufügen.
Wenn Sie darauf klicken, erscheint sofort die Seite Anhänge, auf der Sie mit dem Entwurf Ihres Anhangs beginnen können.
So richten Sie eine Playbook-Vorlage mit unserer Software ein. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter support@top.legal zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen oder uns Feedback geben möchten.