Grundsätzliches
Verträge müssen häufig, bevor sie final unterschrieben werden, durch Vorgesetzte bzw. Verantwortliche Personen freigegeben werden. top.legal bietet daher für jede Vorlage die Möglichkeit, Personen und sogar ganze Teams auszuwählen, die vor der Unterschrift eines Dokumentes eine Freigabe erteilen müssen.
Um den Genehmigungsworkflow einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:
Wählen Sie im Dealroom die Option „Interner Bereich“ auf der linken oberen Seite des Dealrooms und klicken Sie auf den Abschnitt „Prozess“. Dort wird die Schaltfläche „Genehmigung einholen“ angezeigt, sofern ein Genehmigungsworkflow für diese Vertragart durch die Administratoren angelegt wurde.
Bitte beachten Sie, dass eine Genehmigung erst möglich ist, wenn keine offenen Änderungen und Kommentare im Dokument vorliegen.
Wenn der Genehmigungs-Workflow bereits in der Vorlage eingerichtet wurde:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Genehmigung einholen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anfragen“ neben dem Namen des internen Benutzers, der Ihnen die Freigabe erteilen soll. Sie können auch mehrere Personen gleichzeitig auswählen.
Warten Sie, bis der interne Benutzer den Vertrag genehmigt hat. Sie erhalten eine E-Mail mit der Freigabe des Dokuments. Sobald die Freigabe erteilt ist, können Sie mit dem Unterzeichnungsprozess fortfahren.